Lees meer

Vacatures

Administratief (en event) medewerker

Tijdelijke job (niet via uitzendkantoren)

Functieomschrijving

Ter vervanging (zwangerschapsverlof) zoeken wij een gemotiveerde administratief en hotelmedewerker. Het takenpakket is enorm gevarieerd. Wij zijn een hotel, restaurant, eventlocatie, seminariecentrum, bar en feestzaal in volle groei. We hebben een vast team en zoeken iemand voor een vervanging voor bureauwerk afwisselend met organiserende taken zoals seminaries en bedrijfsfeesten organiseren (offertes maken, alles klaarzetten en facturen uitschrijven) alsook samenwerken met de verschillende teams binnen onze zaak (keukenteam, zaalteam, housekeeping). Jij wordt tijdelijk ons eerste aanspreekpunt van onze zaak (telefoon, mail en rechtstreeks aan de balie).


Profiel

  • Je bent flexibel: soms zal de dag iets vroeger starten, als er bijvoorbeeld een seminarie plaatsvindt.
  • Je bent leergierig: op korte tijd zal je veel leren.
  • Je bent positief en gastvriendelijk: je komt rechtstreeks met de gasten van ons hotel in aanraking.
  • Je bent meertalig (Nederlands, Engels, Frans).
  • Je bent administratief en organisatorisch sterk.

Jobgerelateerde competenties

  • Brieven, verslagen, nota’s, … opstellen en redigeren
  • Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
  • Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, …)
  • Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
  • Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
  • Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
  • Beslissingen, dienstnota’s, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
  • Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
  • Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
  • Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
  • Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, …)

Persoonsgebonden competenties

  • Klantgerichtheid
  • Contactvaardig zijn
  • Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
  • Zin voor nauwkeurigheid hebben
  • Regels en afspraken nakomen
  • Leervermogen hebben
  • Zelfstandig werken

Aanbod

  • Enorm gevarieerd takenpakket: telefoons en mails, offertes maken, check-in doen, seminaries en events organiseren en operationeel helpen hierbij alles in goede banen te leiden, administratie, een klein beetje personeelsplanning, etc.
  • Veel zelfstandigheid, maar tegelijk ook teamwork doordat je verschillende afdelingen binnen het hotel communiceert en aanstuurt.
  • Dankzij deze tijdelijke ervaring kan je proeven van verschillende facetten binnen een hotel/restaurant/eventlocatie.

Vereiste studies

Prof. bach. Hotelmanagement
Prof. bach. Communicatiemanagement

Talenkennis

  • Nederlands (zeer goed)
  • Frans (goed)
  • Engels (goed)

Werkervaring

Minstens 2 jaar ervaring

Contract

  • Tijdelijke job (niet via uitzendkantoren)
  • Contract van bepaalde duur – van 17 maart 2019 tot 19 juni 2019 (kan verlengd worden naar eind juni)
  • Voltijds (ma tot vrij: uren meestal tussen 9u – 18u, soms vroeger starten indien er een event is)
  • soms eens op zaterdagnamiddag (15u – 17u, indien event)

Plaats tewerkstelling

Den Hof
Stationsstraat 22 9060 ZELZATE